FR:

La complexité croissante des enjeux liés à l’environnement numérique a mené à un changement de paradigme important dans la gouvernance et la gestion de l’information au sein des organismes publics. Les « trois âges » traditionnels sont devenus moins pertinents pour gérer l’information sur l’ensemble de son cycle de vie. De nouveaux contextes de gestion de l’information plus adaptés à la diversité des besoins et des usages actuels, ainsi qu’à la multiplication des échelles de création et de partage de l’information, doivent être pris en compte. Ce texte met en lumière l’importance de repenser la gouvernance et la gestion de l’information à l’ère numérique, en adoptant des approches plus flexibles et en s’appuyant sur des réformes législatives et des initiatives d’accompagnement innovantes. Si la nature de l’intervention archivistique demeure essentiellement la même, les modalités de son application doivent être repensées. Ce texte présente également des initiatives et des projets entrepris par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) en matière de gouvernance et de gestion de l’information.

EN:

The increasingly complex issues related to the digital environment have led to a paradigm shift in the governance and management of information within public organizations. The traditional notion of the “three ages” has become less important in the management of information over its entire life cycle. New contexts of the management of information that are better adapted to the diversity of needs and to current usage, as well as to the multiplication of scales of creation and sharing of information have to be taken into account. This text highlights the importance of rethinking the governance and management of information in the digital era by adopting more flexible approaches and relying on legislative reforms and innovative initiatives in accompaniment. If the nature of the archival intervention remains essentially the same, the modalities of its application need to be rethought. This text also presents initiatives and projects of Quebec’s National Library and Archives in the area of information governance and management.

FR:

Les données, les documents et l’information jouent un rôle de plus en plus important dans les organisations. Ils peuvent être un matériau nécessaire à la fabrication d’un produit ou à la mise au point d’un service. Dans presque tous les cas, ils contribuent à la qualité du produit ou du service vendu par les entreprises ou mis à disposition des tiers par les organisations. Ils constituent, en partie, leur patrimoine immatériel. Dès lors, la gouvernance des données et de l’information doit être structurée et ses processus mis en qualité. Dans cet article, nous étudions la convergence entre la vision académique de la gouvernance des données et de l’information et sa pratique dans les organisations. Nous nous appuyons ainsi sur une approche systémique de la gouvernance des données et de l’information pour analyser ses différents composants et son contexte. Nous confrontons cette approche à la pratique des organisations françaises au moyen d’une enquête réalisée auprès de 116 d’entre elles. On constate un intérêt très important pour le sujet et de nombreux développements en cours. La vision système facilite l’analyse de cet objet complexe qu’est la gouvernance des données et de l’information, pour mettre en relief les résultats de l’enquête.

EN:

Data, documents and information are playing an increasingly important role in organizations. They can be considered a necessary material input in the fabrication of a product or the development of a service. In nearly every case, they contribute to the quality of the products or services sold by enterprises or put at the disposal of third parties by organizations. They constitute, in part, their non-material patrimony. Therefore, data and information governance must be structured and its processes must be subject to considerations of quality. In this article, we study the convergence between the academic vision of the governance of data and information and its practice in organizations. We are use a systems approach for the governance of data and information to analyze the various elements and the context. We apply this approach to the practice of French organizations by means of a survey conducted among 116 organizations. We observe that there is a strong interest for the subject and there are numerous developments underway. The systems vision facilitates the analysis of this complex object that is data and information governance to highlight the results of the survey.

FR:

Les professionnelles et professionnels de l’information au Canada ont porté une attention croissante, dans les récentes années, aux enjeux autochtones et à la théorie des communs de la connaissance (knowledge commons) de Charlotte Hess et Elinor Ostrom. Nous croyons que les apports respectifs de ces dynamiques peuvent être jumelés afin de répondre aux enjeux de la décolonisation en contexte anicinabe. L’intérêt de notre contribution est d’avoir testé cette hypothèse dans la pratique, en vérifiant l’adhésion à la théorie des communs de la connaissance des membres de l’organisme anicinabe Minwashin contribuant au projet de bibliothèque numérique Nipakanatik. Pour ce faire, nous avons envoyé un questionnaire constitué de onze questions fermées et de trois mises en situation aux personnes concernées. Nos résultats montrent que les répondantes et répondants appuient la majorité des principes de la théorie de Hess et Ostrom et accordent une importance spéciale à l’idée que la gouvernance de l’information attachée à l’histoire anicinabe doive s’inspirer des règles, des valeurs et des traditions des communautés. Ils suggèrent en outre que l’enclosure, qui est identifiée par Hess et Ostrom comme la menace principale aux communs de la connaissance, est moins redoutée à Minwashin que la dégradation des archives en général.

EN:

Information professionals in Canada have been giving growing attention in recent years to Indigenous issues and the theory of knowledge commons of Charlotte Hess and Elinor Ostrom. We believe that the respective implications of these dynamics can be twinned in order to respond to the issues of decolonization in the Anishinabe context. Our contribution is to have tested this hypothesis in practice, verifying the adhesion to the theory of knowledge commons among the members of the organization Anishinabe Minwashin contributing to the electronic library project Nipakanatik. To do this, we sent a questionnaire consisting of eleven closed questions and three cases to the persons involved. Our results show that the respondents support the majority of the principles of the theory of Hess and Ostrom and give special importance to the idea that information governance attached to Anishinabe history should inspire rules, values, and communal traditions. They suggest moreover that the enclosure, which is identified by Hess and Ostrom as the main threat to knowledge commons, is less feared in Minwashin than the degradation of archives in general.

FR:

La gouvernance de l’information requiert la collaboration de différents acteurs organisationnels et la coordination de leurs actions. Le professionnel de l’information doit être en mesure, d’une part, de mobiliser les différents acteurs autour des enjeux de la gouvernance de l’information ou, d’autre part, d’être invité à participer à la mise en oeuvre d’initiatives en gouvernance de l’information. Cela suppose donc, de la part des autres acteurs impliqués, une reconnaissance de son expertise. Cette reconnaissance nécessite souvent la mise en place d’une stratégie d’advocacy. Le terme advocacy peut référer à diverses notions dont la défense des intérêts, la mise en place de plaidoyers pour soutenir et mieux faire connaître les activités du professionnel de l’information, la sensibilisation, la promotion ou encore le lobbying. La mise en oeuvre d’activités de positionnement doit intégrer une approche stratégique qui requiert également de prendre en compte les notions de pouvoir et d’influence en relation avec les autres acteurs organisationnels. Deux directrices et un directeur du milieu universitaire présentent quelques moyens mis en place dans leur organisation pour positionner leur service et les professionnels de l’information qui y oeuvrent.

EN:

Information governance requires the collaboration of various organizational actors and the coordination of their actions. The information professional must be able, on the one hand, to mobilize the various actors around the issues of information governance and, on the other hand, he or she must be invited to participate in putting into operation the initiatives of information governance. This supposes, therefore, recognition of his or her expertise on the part of the other actors who are involved. Such recognition often requires putting in place a strategy of advocacy. The term “advocacy” can refer to various notions including the defence of interests, the putting into place of pleading to uphold and make better known the activities of the information professional, as well as sensitizing, promoting, and lobbying. The implementation of positioning activities should integrate a strategic approach which requires equally taking into account the notions of power and influence in relation to the other organizational actors. Three directors from the university milieu present several approaches that are in place in their organizations to position their services and the information professionals who work therein.

FR:

L’implantation efficace d’une stratégie de gouvernance de l’information exige la collaboration de plusieurs domaines d’expertise dont ceux de la gestion du risque et de la conformité aux lois, les technologies et la sécurité informatique, la mesure de la performance et la reddition de comptes, la planification stratégique et, bien entendu, la gestion de l’information organisationnelle. Dans ce paysage complexe où les différents acteurs impliqués envisagent l’information en fonction de perspectives différentes, l’analyse d’affaires présente un ensemble de pratiques, techniques et compétences qui ont le potentiel d’agir comme lingua franca de la gouvernance informationnelle. Cet article offre une introduction au domaine de l’analyse d’affaires en examinant les concepts qui permettent d’harmoniser les perspectives relatives à la gestion de l’information organisationnelle. En dotant le professionnel de l’information d’un langage commun axé sur la valeur et la gestion des risques, l’analyse d’affaires contribue indéniablement à le positionner comme un leader stratégique de la gouvernance de l’information.

EN:

The effective implementation of an information governance strategy requires the collaboration of several areas of expertise, including risk management and knowledge of the law, information technologies and security, performance measurement and accountability, strategic planning and, of course, the management of organizational information. In this complex landscape where the various actors involved envision information from different perspectives, business analysis presents an ensemble of practices, techniques and competencies which have the potential to act as a lingua franca for information governance. This article offers an introduction to the domain of business analysis by examining the concepts which facilitate harmonization of the perspectives related to organizational information. By giving at professionals a common language based on value and risk management, business analysis contributes significantly to their positioning as a strategic leaders in the governance of information.

FR:

Nous explorons dans cet article la pertinence du concept de « gouvernance de l’information » ainsi que des méthodes relatives au UX Design (user experience design ou conception de l’expérience utilisateur) pour favoriser la prise en considération et l’intégration des pratiques professionnelles des acteurs au sein des systèmes d’information et plus précisément au sein des artefacts numériques en organisation.

EN:

In this article we explore the significance of the notion of “information governance” as well as methods related to UX Design (user experience design) to promote taking into consideration and integrating professional practices among actors at the heart of information systems and more precisely at the heart of electronic artifacts within an organization.

FR:

La gouvernance de l’information consiste en un cadre de responsabilité multidisciplinaire de haut niveau stratégique. Au-delà des spécialisations disciplinaires, une approche holistique de gouvernance des actifs informationnels ouvre la porte à des réponses concertées aux enjeux informationnels. C’est également ce que préconisent des cadres de référence comme le Information Governance Reference Model (IGRM) ou encore les principes proposés par la norme ISO 24143 Information et documentation – Gouvernance de l’information – Concepts et principes. Les professionnels de l’information doivent jouer un rôle stratégique accru dans leurs organisations tout en respectant des exigences de conformité et de reddition de comptes plus strictes. Ils doivent aussi participer à l’atteinte des objectifs organisationnels par une offre de services qui doit être fréquemment réévaluée, notamment dans la perspective d’un programme de gouvernance de l’information. Il devient ainsi nécessaire de procéder à l’évaluation des activités. Pour ce faire, il existe plusieurs méthodes et dispositifs qui sont toutefois méconnus des professionnels de l’information et donc peu utilisés. Après avoir circonscrit nos propos dans le contexte de la gouvernance de l’information, ce texte dresse un portrait de différentes méthodes d’évaluation (modèles de maturité, gestion de la qualité et satisfaction des utilisateurs, mesures de rendement et d’analyse des coûts). Il se termine par la présentation de quatre dispositifs issus de la démarche d’évaluation dont pourront s’inspirer les professionnels de l’information pour démontrer la pertinence et la valeur de leurs activités de gouvernance de l’information.

EN:

Information governance consists of a framework of high-level strategic multidisciplinary responsibility. Beyond the disciplinary specializations, a holistic approach to the governance of information assets opens the door to collaborative responses to information issues. This is also what are advocated by frames of reference such as the Information Governance Reference Manual (IGRM) or the principles proposed by norm ISO 24143 Information and Documentation – Information Governance – Concepts and Principles. Information professionals should play a heightened strategic role in their organizations while meeting very strict compliance and reporting requirements. They must also participate in the achievement of organizational objectives through the offering of a service that must be frequently re-evaluated, particularly from the perspective of an information governance program. It therefore becomes necessary to carry out the evaluation of activities. To do this, there are several methods and devices that are, however, little known by information professionals and therefore little used. Confining our remarks to the context of information governance, this text provides an overview of different evaluation methods (maturity models, management of quality and user satisfaction, performance measures and cost analysis). It concludes with the presentation of four mechanisms resulting from the evaluation process which information professionals can draw on to demonstrate the relevance and value of their information governance activities.

FR:

Le recours massif aux dispositifs technologiques a changé les modalités de conduite des activités gouvernementales. Avec la publication de la Stratégie de transformation numérique gouvernementale du Québec (2019-2023) ainsi que le Plan d’action favorisant un gouvernement ouvert (2021-2022 et 2022-2023), les institutions publiques québécoises tendent à mettre sur pied des portails du gouvernement en ligne, du gouvernement ouvert et de la libération des données gouvernementales ouvertes. Cela s’inscrit dans un souci de tirer parti du potentiel du numérique pour améliorer leur performance, leur transparence et les modalités de leur communication avec les citoyens. Or, si l’usage du numérique apporte des bénéfices pour les ministères et les organismes publics, il fait aussi naître un ensemble d’enjeux archivistiques, légaux et technologiques. En vue d’y remédier, l’archiviste est appelé à revoir les procédés par lesquels il gère l’information documentaire numérique. Il doit aussi nouer des relations de collaboration avec un ensemble de parties prenantes qui, elles aussi, sont impliquées dans la gestion de l’information gouvernementale.

EN:

The use of technological devices on a massive scale has changed the way government business is conducted. Following publication of the Stratégie de transformation numérique gouvernementale du Québec (2019-2023) and the Plan d’action favorisant un gouvernement ouvert (2021-2022 et 2022-2023), Quebec public institutions are establishing online government portals, as well as embracing open government and freedom of access to open government data. This is part of a desire to take advantage of the potential of digital technology to improve their performance, their transparency, and the way they communicate with citizens. However, even as the use of digital technology brings benefits for ministries and public bodies, it is also giving rise to a cluster of archival, legal and technological issues. To remedy these challenges, the archivist must reconsider the procedures of electronic information management. The archivist must also tighten collaboration with various stakeholders who are, themselves, involved in the management of governmental records.