L’implantation des systèmes de gestion intégrée des documents (SGID) : une véritable gestion du changement à adopter, une variété d’acteurs en jeu Implementing Integrated document and records management systems: Adopting Genuine Change Management with a Variety of Stakeholders

Résumé

L’implantation des dispositifs technologiques constitue de nos jours une réalité quotidienne dans les organisations publiques comme privées, ces dernières étant conscientes de l’apport indéniable que pourraient apporter ces technologies dans la création de valeur et dans l’optimisation de leurs processus d’affaires. Dans l’univers de la gestion documentaire, et notamment dans le secteur public, l’implantation des systèmes de gestion des documents vise à apporter une réponse forte aux enjeux du numérique quant à la constitution, la valorisation et la préservation de la mémoire organique et consignée, dont le caractère hybride la rend d’autant plus vulnérable. Ces systèmes de gestion visent à soutenir ces institutions dans leurs missions relatives à l’accès à l’information documentaire pour les citoyens. Afin d’assurer une meilleure intégration de ces systèmes dans le milieu organisationnel, il est vital d’instaurer une véritable gestion du changement. Le présent article traite de cette problématique, en exposant tout d’abord les particularités des systèmes de gestion intégrée des documents, puis en présentant la démarche à suivre pour la mise en place de ces dispositifs, et ce, en fonction d’un ensemble de propriétés organisationnelles et du rôle des acteurs organisationnels concernés.

Abstract

The implementation of technology is a daily reality in both the public and private sectors, the latter keenly aware of the uncontested benefits that technology can bring to the creation of added value and the optimisation of their business processes. In the world of records management, namely in the public sector, the goal of document and records management systems is to provide a strong answer to the digital challenge in terms of the creation, the highlighting and preservation of the organisation’s memory, the hybrid nature of which makes it all the more vulnerable. These management systems support organisations in their mission to provide access to information for citizens. In order to ensure a better integration of these systems in organisations, it is essential to implement genuine management of change. This article speaks to this issue, beginning with a summary of the specificities of integrated document and records management systems, followed by the operations necessary for their implementation in accordance with the organisational characteristics, and the role of the relevant organisational stakeholders.