Inter-institutional data-driven education research: Consensus values, principles, and recommendations to guide the ethical sharing of administrative education data in the Canadian medical education research context Recherche interinstitutionnelle en éducation fondée sur des données : valeurs consensuelles, principes et recommandations pour guider le partage éthique des données administratives relatives à l’enseignement médical à des fins de recherche au Canada

Abstract

Background: Administrative data are generated when educating, licensing, and regulating future physicians, but these data are rarely used beyond their pre-specified purposes. The capacity necessary for sensitive and responsive oversight that supports the sharing of administrative medical education data across institutions for research purposes needs to be developed.

Method: A pan-Canadian consensus-building project was undertaken to develop agreement on the goals, benefits, risks, values, and principles that should underpin inter-institutional data-driven medical education research in Canada. A survey of key literature, consultations with various stakeholders, and five successive knowledge synthesis workshops informed this project. Propositions were developed, driving subsequent discussions until collective agreement was distilled.

Results: Consensus coalesced around six key principles: Establishing clear purposes, rationale, and methodology for inter-institutional data-driven research a priori; informed consent from data generators in education systems is non-negotiable; multi-institutional data sharing requires special governance; data governance should be guided by data sovereignty; data use should be guided by an identified set of shared values; and best practices in research data-management should be applied.

Conclusion: We recommend establishing a representative governance body, engaging a trusted data facility, and adherence to extant data management policies when sharing administrative medical education data for research purposes in Canada.

Résumé

Contexte : Des données administratives sont générées dans le cadre de la formation des médecins, d’octroi de permis d’exercice et de réglementation des activités professionnelles, mais ces données sont rarement utilisées au-delà de leurs objectifs prédéfinis. Il convient de créer un système de supervision réactif et sensible aux risques pour permettre le partage de données relatives à l’enseignement médical entre établissements à des fins de recherche.

Méthode : Une initiative pancanadienne de recherche de consensus a été réalisée pour parvenir à un accord sur les objectifs, les avantages, les risques, les valeurs et les principes qui devraient sous-tendre la recherche interinstitutionnelle sur l’enseignement médical à l’aide des données existantes. Ce projet s’est appuyé sur une analyse de la littérature scientifique, sur des consultations avec diverses parties prenantes et sur cinq ateliers successifs de synthèse des connaissances. Des discussions ont été menées sur la base de propositions formulées préalablement jusqu’à la cristallisation d’un accord collectif.

Résultats : Un consensus s’est dégagé autour de six principes clés : la création a priori d’objectifs, d’une logique et d’une méthodologie clairs pour la recherche interinstitutionnelle fondée sur les données; l’obtention, sans exception, du consentement éclairé des personnes concernées par la collecte de données dans les systèmes d’éducation; la création d’un cadre de gouvernance visant spécifiquement le partage des données entre établissements; le respect, dans ce cadre, de la souveraineté des données; l’utilisation des données fondée sur un ensemble de valeurs partagées; et l’application des meilleures pratiques en matière de gestion des données de recherche.