Les débuts de la prise en charge de la gestion des documents administratifs au Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux du Saguenay–Lac-Saint-Jean

Résumé

La mise en place d’un système de gestion intégrée des documents est un défi en soi, mais il est particulièrement ambitieux de le faire dans le contexte de fusion de structures aussi imposantes que celles des établissements du réseau de la santé. Dany Ouellet nous présente ici un retour sur l’expérience et les premières initiatives en ce sens au sein du Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux du Saguenay–Lac-Saint-Jean. Le projet fut de taille en particulier par la diversité des approches de gestion documentaire et des outils en vigueur dans les différentes entités qui furent fusionnées suite à l’adoption par le gouvernement du Québec d’une loi à cet effet en 2015.

Dans cet article, l’auteur fait la recension des étapes parcourues jusqu’à maintenant et des problématiques soulevées. L’équipe de gestion documentaire nouvellement réunie dût d’abord constater les ressources disponibles, la masse de documents à traiter. Il fut nécessaire de tenir compte du respect des directives de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, ainsi que des archives numériques, bien que les réalisations aient surtout été centrées sur les documents papier, dans un premier temps. L’auteur retient en conclusion que la reconnaissance de la gestion documentaire dans l’organigramme de l’organisme et l’appui d’un gestionnaire dans un milieu où les archives administratives sont souvent négligées par rapport aux archives médicales, ont été des facteurs facilitant dans ce processus. Et il y a tout lieu d’être optimiste quant à la suite.

Abstract

The establishment of an integrated document management system is difficult enough, but it becomes even more challenging when it is done in the context of the merger of large structures such as the components of a health care network. Dany Ouellet offers a review of his experience of the early stages at the Centre intégré universitaire de santé et de services sociaux du Saguenay–Lac-Saint-Jean (Québec). The project was all the more challenging because of the diversity of approaches for document management and the tools that were being used by the various entities which were merged following the passage of a law to this effect by the Québec government in 2015.

The author reviews the steps that have been taken up to now and the problems that have been encountered. The newly united documentary team first had to check what resources were available and the mass of documents that had to be processed. The team had to take account of directives from Bibliothèque et Archives nationales du Québec and although most of their work was focused on documents on paper, they also had to consider born-digital documents. The author acknowledges the positive impact of recognition of document management as a function in the organization and of a facilitative, knowledgeable manager, in a milieu where administrative archives are often neglected in favour of medical archives. He finds every reason to be optimistic for the future.