The Crisis in Urban Documentation: "The Shame of the Cities" Revisited

Abstract

Despite the importance of local public records as a resource for the research interests of many different disciplines, general literature suggests that there is currently little effort being made to ensure the preservation of these documents for both current and future use. Unless this gap is bridged in the near future, locally generated records will be a lost resource. Traditional reliance on archivists for the care and preservation of these materials is misplaced, given the problems which currently beset the archival profession. An interdisciplinary initiative is required if the crisis in local government records is to be met. In the hope of encouraging others, this paper reports on one such initiative. The Vancouver Island Project is a systematic inventory of surveying all local public records on Vancouver Island. When completed, the Project will provide a machine-readable, updateable, descriptive/evaluative list of this material. In the process it will attempt to encourage the development of better maintenance of these documents by their local custodians. The Project will provide a structure from which classification and retention programs can emerge.

Résumé

Malgré le fait que les archives publiques locales constituent une ressource importante pour les chercheurs de plusieurs disciplines, bien peu d’efforts sont faits pour garantir à la fois la préservation et l’utilisation présente et future de ces documents. Si cette lacune n’est pas comblée dans un avenir rapproché, les documents produits localement deviendront une ressource perdue. La confiance traditionnellement accordée aux archivistes pour le soin et la préservation de ces documents pose problème, étant donné les difficultés qui assaillent actuellement cette profession. Il faut plutôt recourir à des interventions de nature interdisciplinaire pour faire face à la crise des archives gouvernementales locales. Dans l’espoir d’en susciter d’autres, ce texte relate une de ces initiatives. Le « Vancouver Island Project » vise à faire un inventaire systématique de toutes les archives publiques locales existant sur l’Ile de Vancouver. Quant cette étape sera complétée, le projet offrira un instrument informatisé, pouvant être mis à jour, donnant une description et une évaluation de ce matériel. Par la même occasion, on tentera de favoriser une meilleure conservation par les responsables locaux. Le projet fournira une structure permettant l’émergence de programmes de classification et de conservation.