La démarche d’évaluation au coeur de la stratégie d’optimisation des ressources pour les professionnels de l’information Pourquoi ? Pour qui ? Comment ?

Résumé

Les professionnels de l’information doivent souvent s’acquitter de leurs activités et répondre aux besoins de leurs clientèles dans un contexte où les ressources sont limitées. Ainsi, il devient de plus en plus important de démontrer la valeur ajoutée des activités en gestion de l’information et des archives au moyen d’une démarche d’évaluation. Cet article brosse un portrait des pratiques d’évaluation à travers trois projets de recherche. Un premier projet portant sur la gouvernance de l’information montre que des questions liées au positionnement ont révélé l’importance pour un service de disposer de toutes les ressources nécessaires qui sont considérées comme un des facteurs d’influence au sein d’une organisation. Un second projet, soit l’enquête statistique sur les centres et services d’archives du Québec, a mis en lumière l’absence d’une culture normalisée d’évaluation. Un troisième projet portant spécifiquement sur les pratiques d’évaluation a permis de mieux comprendre les freins et facilitateurs de la mise en place d’une telle démarche. Ce texte propose également des pistes d’action que peuvent utiliser les professionnels de l’information dans l’optimisation des ressources de leurs organisations.

Abstract

Information professionals often must carry out their activities and meet the needs of their clients in a context of limited resources. As a result, it is becoming increasingly important to demonstrate the added value of information and archives management activities through an evaluation process. This article presents a portrait of evaluation practices through three research projects. The first project, on information governance, shows that questions related to positioning have revealed the importance for a department to have all the necessary resources, which are considered to be one of the influencing factors within an organization. A second project, the statistical survey of Quebec’s archival centers and services, highlighted the absence of a standardized evaluation culture. A third project, dealing specifically with evaluation practices, provided a better understanding of the obstacles and facilitators to implementing such an approach. This text also suggests courses of action that information professionals can use to optimize the resources of their organizations.