The Development and Implementation of a Quality Improvement Review Committee (QIRC): An Ethical and Pragmatic Imperative

Abstract

Background: In complex academic healthcare systems, quality improvement (QI) projects designed to improve care and enhance learning proliferate, yet there is considerable variation with respect to how, or even whether, these projects receive ethical oversight. As a result of a high volume of projects that were submitted to one of our research ethics board (REB) panels, but deemed not-research and therefore not eligible for review, questions at our organization began to surface with respect to how the ethical dimensions of QI projects might be assessed, and which institutional approvals might be required to ensure compliance with emerging normative standards. Methods: A mixed-methods environmental scan led to a retrospective quantitative analysis of our organization’s QI projects coupled with in-depth qualitative consultations with staff, physicians, and learners across our health network. REB exemptions were analyzed via run charts to assess baseline QI project volumes and thematic analyses were conducted on field notes from 133 stakeholder consultations. Results: During a 34-month period, 117 REB exemption letters were issued for QI projects. Consultations identified the need for: a clearly defined ethical review process for QI projects, appropriate governance structures, and opportunities to identify and mitigate risk. Respondents also spoke to the ethical imperative to conduct QI initiatives. This paper discusses how these themes contributed to the development and implementation of our Quality Improvement Review Committee (QIRC). Conclusion: Since 2020, over 840 projects have been reviewed by our QIRC, with a view toward mitigating risks for patients, staff, and QI project teams across UHN.

Keywords:

• quality improvement,
• research ethics board,
• ethical review,
• risk mitigation

Résumé

Contexte : Dans les systèmes de santé universitaires complexes, les projets d’amélioration de la qualité (AQ) destinés à améliorer les soins et l’apprentissage prolifèrent, mais il existe des différences considérables quant à la manière dont ces projets sont supervisés sur le plan éthique, voire même s’ils le sont. À la suite d’un volume élevé de projets soumis à l’un de nos comités d’éthique de la recherche (CER), mais considérés comme n’étant pas de la recherche et donc non éligibles à un examen, des questions ont commencé à se poser au sein de notre organisation sur la manière dont les dimensions éthiques des projets d’AQ pourraient être évaluées et sur les approbations institutionnelles qui pourraient être nécessaires pour garantir la conformité avec les normes émergentes. Méthodes : Une enquête environnementale à méthodes mixtes a conduit à une analyse quantitative rétrospective des projets d’AQ de notre organisation, associée à des consultations qualitatives approfondies avec le personnel, les médecins et les apprenants de l’ensemble de notre réseau de santé. Les exemptions de CER ont été analysées à l’aide de diagrammes d’exécution afin d’évaluer les volumes de base des projets d’AQ, et des analyses thématiques ont été menées sur les notes de terrain de 133 consultations avec les parties prenantes. Résultats : Au cours d’une période de 34 mois, 117 lettres d’exemption du CER ont été émises pour des projets d’AQ. Les consultations ont mis en évidence la nécessité d’un processus d’évaluation éthique clairement défini pour les projets d’AQ, de structures de gouvernance appropriées et de possibilités d’identifier et d’atténuer les risques. Les personnes interrogées ont également évoqué l’impératif éthique de mener des initiatives d’AQ. Le présent document explique comment ces thèmes ont contribué à l’élaboration et à la mise en place de notre comité d’examen de l’amélioration de la qualité (CEAQ). Conclusion : Depuis 2020, plus de 840 projets ont été examinés par notre CEAQ, dans le but d’atténuer les risques pour les patients, le personnel et les équipes de projet d’AQ dans l’ensemble de l’UHN.

Mots-clés :

• amélioration de la qualité,
• comité d’éthique de la recherche,
• examen éthique,
• réduction des risques